北航财字〔2017〕19号

各单位：

为了加强学校的会计档案管理，有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合本校实际，制定本办法。

附件：北京航空航天大学会计档案管理办法

北京航空航天大学

2017年7月25日

北京航空航天大学会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条为加强学校会计档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规,结合本校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于学校及学校各非法人独立核算单位会计档案管理。

第三条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条学校档案管理部门主管会计档案工作，负责对会计档案工作实行指导、监督、检查，以及移交至档案馆的会计档案的保管、利用和鉴定销毁工作。

财务部门负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定销毁等工作。

第五条学校财务部门内部设立会计档案管理机构,配备会计档案工作人员，负责全校的会计档案的日常管理工作。附属独立核算单位、二级核算单位及其他单位,要明确会计档案管理的责任人或配备专人，加强管理。

第二章 会计档案的保管

第六条下列会计资料应当进行归档，并由财务部门按照归档的要求定期将应当归档的会计资料整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册并归档:

（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿;

（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

（四）其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:      

（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第十条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十一条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十二条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务部门临时保管一年,再移交档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案管理部门同意。

财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第三章 会计档案的移交、查阅、复制

第十三条 财务部门在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案管理部门接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十四条单位或会计档案工作人员之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。 

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。 

第十五条学校应当严格按照相关制度利用会计档案,利用会计档案的过程中,严禁篡改和损坏会计档案。学校保存的会计档案不得对外借出。

学校财务部门人员因工作需要查阅或者复制会计档案时，档案保管人员应及时提供，并办理登记手续；学校其他部门或项目组课题需要查阅或者复制会计档案时，会计档案在财务部门的，经部门负责人或项目负责人申请、登记后，方可办理。会计档案在学校档案管理部门的，要经档案管理部门和财务部门批准方能办理。

第十六条学校的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第四章 会计档案的销毁

第十七条学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十八条会计档案鉴定工作应当由档案管理部门牵头,组织单位财务、审计、纪检监察等机构人员共同进行。 

第十九条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁: 

（一）档案管理部门编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）档案管理部门负责人、财务部门负责人、档案管理部门经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案管理部门负责组织会计档案销毁工作,并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由档案管理部门、财务部门和信息系统管理部门共同派员监销。

第二十条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。 

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第五章 附 则

第二十一条预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十二条本办法由财务处负责解释。

第二十三条本办法自公布之日起执行。

附表：

会计档案保管期限表